ổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá. Sau mỗi một sự kiện, các doanh nghiệp thường dựa vào báo cáo sự kiện để có cái nhìn khách quan trong việc đánh giá độ hiệu quả truyền thông so với những công sức, nguồn lực bỏ ra.

Trong bài viết này, AROMA Center sẽ đem đến những mẹo rất thực tế giúp bản báo cáo sự kiện của bạn đúng chuẩn và thuyết phục hơn.

Làm thế nào để viết báo cáo sự kiện?

Có thể nói tạo báo cáo sự kiện khá đơn giản với sự hỗ trợ của nhiều công cụ soạn thảo cho phép bạn chỉnh sửa dễ dàng. Những thông tin cần có trong mỗi bản báo cáo gồm thời gian, địa điểm, thêm vào đó là các yếu tố ở sự kiện quy mô lớn như hình thức tiếp thị, nhà cung cấp, người tham dự,…

Nhìn chung, đó là tất cả những thông tin quan trọng được sắp xếp theo một trình tự nhất định theo bảng dựa trên sự ưu tiên, mục đích và kế hoạch của doanh nghiệp.

Các bước viết một bản báo cáo sự kiện

1. Ngắn gọn, súc tích

Báo cáo sự kiện như một bản tóm tắt tổng quan những gì đã diễn ra, đánh dấu những thành tích đạt được và đúc kết một vài kinh nghiệm. Do vậy, hãy đảm bảo rằng độ dài của chúng hợp lý, các đề mục được bôi đậm để ai đọc lướt cũng có thể dễ dàng nắm bắt ý chính. Sử dụng nhiều câu ngắn, dầu đầu dòng và tiêu đề phụ sẽ thể hiện sự sắp xếp khoa học và quan điểm của người viết.

2. Đầy đủ dữ liệu 

Bản báo cáo sự kiện bao gồm các yếu tố:

• Mục tiêu chính
• Tiến trình sự kiện
• Ngân sách
• Ngày/ giờ tổ chức 
• Các nhà cung cấp, nhà tài trợ
• Nhân viên sự kiện phụ trách chính

Ví dụ: Nếu viết báo cáo cho sự kiện triển lãm thương mại, doanh nghiệp cần phải phân tích chiến lược tổng quan về thiết kế gian hàng triển lãm, các hoạt động, quà tặng và độ tương tác của người tham dự,…

3. Tổng hợp các phản hồi

Đây là cách để doanh nghiệp “rút kinh nghiệm” nhanh và hiệu quả nhất cho sự kiện sắp tới. Để thuận tiện cho việc lấy phản hồi về độ hài lòng, điểm ấn tượng hay khả năng tham gia sự kiện tới của khách hàng, các doanh nghiệp có thể tạo form hoặc các bài đánh giá trên Twitter, Facebook.

4. Đánh giá địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng cần phải chuẩn bị từ sớm trước khi lên kế hoạch sự kiện. Dù tổ chức trong nhà hay ngoài trời thì mỗi nơi lại có những bất lợi hoặc thế mạnh riêng. Có 5 tiêu chí để đánh giá địa điểm có thể được ghi trong báo cáo sự kiện, bao gồm: ngân sách, thời điểm tổ chức, quy mô sự kiện, chủ đề chính và một số yêu cầu từ đối tác, nhà tài trợ.

5. KPI

Doanh nghiệp có thể sử dụng và phân tích các số liệu về độ hiệu quả tiếp thị rồi đối chiếu với KPI đã đề ra. Chẳng hạn như tổng số bài đăng quảng cáo trên mạng xã hội, lượng người quan tâm hoặc ấn tham gia trong lịch hẹn online, hoặc độ tương tác với các hoạt động, trò chơi từ diễn giả, bạn tổ chức,…

6. Đánh giá hiệu suất nhân viên

Nhân viên sự kiện là nguồn nhân lực chính trong mỗi sự kiện, chịu trách nhiệm theo sát từng khâu cho đến khi sự kiện kết thúc. Số lượng nhân viên có quá nhiều hay quá ít không? Hiệu suất làm việc của họ đến đâu? Khách hàng, đối tác có điều gì chưa hài lòng về nhân viên không? Hãy đăng ra một số câu hỏi sau để đảm bảo bạn kịp thời điều chỉnh hay khích lệ đội ngũ nhân viên giúp họ có động lực hoàn thành công việc tốt hơn trong sự kiện tiếp theo.

Báo cáo sự kiện tuy rằng không phải là một công việc quá khó khăn, nhưng lại đòi hỏi cái nhìn bao quát, sự cẩn thận chu đáo trong từng quy trình.

Tham khảo