Trước tình hình dịch bệnh Covid – 19 đang diễn biến phức tạp, việc tổ chức sự kiện đối mặt với vô vàn thách thức.

Là một nhà tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phải thực hiện nghĩa vụ chăm sóc cho cả nhân viên và những người tham dự. Quy mô của sự kiện càng lớn, thì việc lập kế hoạch và kiểm tra yếu tố rủi ro của sự kiện càng phải chi tiết, cụ thể.

Thực hiện việc đánh giá mức độ an toàn của sự kiện không phải là công việc đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự tận tâm, cẩn thận tuyệt đối trong khâu chuẩn bị. 

1. Xác định độ phù hợp của địa điểm cho sự kiện 

• Sức chứa

Nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện ở ngoài trời, một không gian bằng phẳng và thoáng đãng có thể là đủ. Nhưng với những địa điểm trong nhà bị giới hạn, có nhiều vấn đề cần phải lưu tâm hơn: Địa điểm có đảm bảo những tiêu chí để tổ chức trong mùa dịch không? Khách tham dự sẽ đứng hay ngồi? Có những vị trí nào dễ xảy ra tình trạng quá tải?

• Cơ sở vật chất

Để phòng tránh một số sự cố bất ngờ khi tổ chức sự kiện như cháy nổ, tai nạn,.. doanh nghiệp nên chọn một địa điểm gần với trạm cứu hỏa, hoặc khu vực có liên kết giao thông thuận lợi. Phòng còn hơn chữa, hãy đảm bảo rằng hệ thống cơ sở vật chất đủ an toàn cho khách mời và cả đội ngũ nhân viên.

• Mối nguy hiểm có thể có

Để có thể đánh giá trước những rủi ro tiềm ẩn, trước hết cần tìm ra chúng. Nếu tổ chức sự kiện trực tuyến, hãy đảm bảo kết nối internet và hệ thống đường truyền ổn định. Hay đơn giản đơn vị tổ chức lường trước điều kiện thời tiết ngày diễn ra sự kiện để có thể khắc phục kịp thời.

2. Đánh giá mức độ rủi ro

Ngày từ bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phải chỉ ra những yếu tố tác động đến sự an toàn của sự kiện và đánh giá chúng trên thang điểm phù hợp. 

• Mối nguy hiểm từ lối đi và các thiết bị

Hệ thống âm thanh ánh sáng với vô vàn dây cáp, dây thừng có thể gây cản trở lớn, đặc biệt với nhân viên và những người ở hậu trường. Các thiết bị điện hay vật dễ vỡ cũng cần được sắp xếp gọn gàng, dễ kiểm soát để đảm bảo an toàn. Thậm chí, đơn vị tổ chức cũng có thể chuẩn bị sẵn các dụng cụ cần thiết để sơ cứu trong các tình huống chấn thương.

• Môi trường

Hãy đảm bảo rằng việc tổ chức sự kiện ngoài trời của doanh nghiệp không làm hỏng mỹ quan tại địa điểm đó, cũng như ảnh hưởng xấu đến môi trường.

• Bảo vệ trẻ em

Tại một sự kiện lớn, có rất nhiều mối nguy hiểm xảy đến như lạm dụng, trẻ đi lạc, bắt cóc, chấn thương, côn trùng cắn… Bộ phận bảo vệ và doanh nghiệp nên lưu tâm hơn hoặc có những thông báo nhắc nhở đến người quản lý của những khách hàng nhỏ tuổi này.

3. Tạo lập một kế hoạch khẩn cấp

Không ai có thể chắc chắn hoàn toàn, do vậy, điều quan trọng là phải có phương án cho bất kỳ tình huống khẩn cấp nào. Đội ngũ nhân viên phải luôn trong tình trạng sẵn sàng ứng phó và phối hợp các bộ phận với nhau. Doanh nghiệp cũng có thể tìm đến những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm để hạn chế tối đa những rủi ro và tiêu tốn thời gian ngân sách khi tổ chức sự kiện.

Hy vọng bài viết này đã giúp doanh nghiệp đánh giá được mối nguy hiểm tiềm ẩn có thể xảy ra và thực hiện các bước chuẩn bị cần thiết để bảo vệ tất cả mọi người.